初心者必見!「海外担当者に英語で連絡を取る手順」を全公開!

この記事では海外企業とメール・Skypeのやりとりを毎日つづけるなか(計8年以上)で学んだノウハウをお伝えします。

こんな方にオススメ!

  • 初めて海外に電話する人
  • 海外企業にメールを送っているが、まったく返事が来ないので電話をしようと考えている人
  • メールだと緊急度が相手に伝わらないので、電話で話そうと考えている

手順1. 国際電話をかける相手の国の祝祭日を確認する

メールを送ったのに返事がもらえなかったのは、もしかして相手の国が祝日だったからかもしれません。

また、メールを送った日が祝日ではなかったとしても、これから電話をしようとしている相手の国では、今日が祝日かもしれません。

まずは、相手の国の祝祭日を調べましょう。

日本貿易振興機構(ジェトロ)~世界の祝祭日~
https://www.jetro.go.jp/world/holiday.html

手順2. 国際電話をかける相手の国との時差を調べる

相手の国が祝日ではないとわかったら、次に相手の国と日本との時差を調べます。

※間違って相手の国が深夜の時間帯やお昼休み中(12:00-13:00)に電話してしまわないように注意しましょう。(通常の会社であれば営業時間は9:00-17:00と考えて問題ありません。)

<オススメの時差確認サイト>

TRAVELTOWNS
https://www.traveltowns.jp/time/

【北米】
https://www.traveltowns.jp/overseas/north-america/

【アメリカ】
https://www.traveltowns.jp/time/usa/

【カナダ】
https://www.traveltowns.jp/time/canada/

【ヨーロッパ】
https://www.traveltowns.jp/overseas/europe/

例えばドイツですと、現地の営業開始時間9:00は日本時間で17:00です。(サマータイムの場合は16:00)
【ドイツ】
https://www.traveltowns.jp/time/germany/

※サマータイムに注意!
例えば、ドイツでは毎年3月の最終日曜日の深夜2時(3時に進む)からサマータイムが始まります。
終わりは10月の最終日曜日の深夜3時(2時にもどる)です。
上記の「TRAVELTOWNS」のサイトですと両方いっしょに調べられるので非常に便利です!

手順3. 国際電話のかけ方

海外に電話したことがない場合、下記のサービスを利用すると良いでしょう。(通話料が安くなります。)

KDDI
http://www.001.kddi.com/lineup/

NTT
https://www.ntt.com/personal/services/phone/international/charges/howto.html

国番号
http://www.001.kddi.com/countrycode/index.html

固定電話からかける場合:

・NTT 0033-010
・KDDI 001-010
・フレッツ(IP電話) 010
・YahooBB(IP電話) 010
・OCN(IP電話) 010

 

携帯電話からかける場合:

・NTT 010
・au 001-010
・SoftBank 010

手順4. 国際電話がつながったら、よく使う英語のフレーズ

相手が電話に出たら念のため、間違った相手にかかっていないか確認しましょう。
僕は以前に海外の一般家庭にかけてしまったことがあります。(あのときの方、申し訳ありません!)
※相手の方が目的の会社名を名乗った時は、確認は不要です。ただし、早口過ぎて聞き取れない場合もあると思うので、その場合はやはり確認してみましょう。

電話に出た相手の人: A  あなた: B

A: XXX company.
(XXX会社です。)→この場合、会社名のみをぶっきらぼうに言ってくるケースが多いです。

B: Hello, this is XXX(あなたの名前) from XXX company(あなたの会社名) in Japan. Is this XXX company?
(もしもし、日本のXXXという会社のXXXという者ですが。こちらはXXX会社でよろしかったでしょうか?)

イエスと言われたら、担当者を呼び出してもらいます。

手順5. 担当者に代わってもらうときによく使う英語のフレーズ

B: May I speak to Mr. XXX?
(XXXさんに代わっていただけますでしょうか。)※女性の場合はMrs. Miss Ms.のいずれかをつけます。

手順6. 担当者と電話がつながったときによく使う英語のフレーズ

ようやく担当者にたどり着けました!

少し余裕がある時は、
Hi, this is XXX(あなたの名前), Mr. XXX?(XXXさんですか?)How are you?(元気ですか?)
などの決まり文句を言っても良いでしょう。

急いでいる時は、
Hi, this is XXX(あなたの名前), have you read the email I sent you last week? It’s very urgent!
(こんにちはXXXです。先週送ったメール見てくれてますか?すごい急ぎなんです!)と単刀直入に話し始めてしまっても良いでしょう。

こちらの現在の英語レベルによりますが、まだそんなに会話ができないときは、この会話だけでも要件は足ります。

少なくとも「本気でこの仕事を進めたいんだ!」という意気込みは理解してもらえるからです。

これで、相手のToDoリストの上位に食い込めたはずです!

話が長くなりそうなら、メールで返事をもらうようにしましょう。

OK. Please reply to my e-mail later.
(わかりました。あとで私のメールに返事をください。)

さいごに挨拶をして電話を切りましょう。
I’m glad to talk with you on the phone. Thank you. Have a nice day!
(電話で話せてよかったよ。ありがとう。よい一日を!)

あとは良い返事が来るのを待つだけです。あなたは最善を尽くしたのだから。

任務完了!お疲れ様でした!

番外編: 担当者が不在だった時によく使う英語のフレーズ

B: OK. I got it. Last week, I sent him(her) an email. It’s very urgent! Would you ask him(her) to reply to the email?
(わかりました。先週、彼(彼女)宛にメールを送っています。すごく急ぎです!彼(彼女)にそのメールに返信してもらうように頼んでいただけますか?)
と言っておきましょう。

運が良ければ、「さっき日本の会社の人から電話があったぞ、困ってたみたいだからメール返信してあげたら?」などと担当者に伝言してくれるかもしれませんね。

さいごに

かつて右も左もわからなかった自分に対するアドバイスのつもりでこの記事を書きました。

少しでも、みなさまのお役に立てたなら幸いです。

さいごまでお付き合いいただき、ありがとうございました。

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