誰も教えてくれない「相手を動かす英文ビジネスメール」の書き方!

この記事では海外企業とメール・Skypeのやりとりを毎日つづけるなか(計8年以上)で学んだノウハウをお伝えします。

こんな方にオススメ!

  • 海外企業にメールを送っているが、まったく返事が来ない
  • 依頼・催促のテンプレートを使って英文ビジネスメールを作成しているが、期待通りの返事が返ってこない人
  • 急ぎのメールなのに、緊急度をうまく伝えられない人

【英文ビジネスメールの心構え その1】ToDoリストの上位にあなたの依頼があるとは限らない

あなたにとって重要なことであっても、相手にとって重要だと考えるのは危険です。

あなたの地位が非常に高く、相手にとってVIPであるなら話は別ですが、そうでない場合は「相手はすぐに行動を起こしてくれない」と考えましょう。

恐らく相手側も上司・同僚や顧客からのメールをたくさん受けとっているはずです。

その場合「返事が来ていないので、できるだけ早く返事をお願いします。」と何度もお願いするのはあまり有効ではありません。

では、あなたの依頼を実行してもらうにはどうしたら良いでしょうか?

答えは2つ。

  1. 依頼を実行してくれない場合=不利益になる
  2. 依頼を実行してくれた場合=利益になる

このどちらかを具体的に伝えることが重要です。

例えば、納期の前倒しを依頼する場合。

I would like to ask you to expedite the shipping schedule.
(納期の前倒しをお願いします)
If we can’t meet the project schedule, the customer will change your product to other manufacturer’s one.
(もしプロジェクトの納期に間に合わない場合、顧客は御社の製品から他社に乗り換えてしまいます。)

といった具合に行動しなかった場合の不利益を提示します。さらに、付け加えるなら、

If you can meet it, they will give us additional new order for the other pojecct since they are very satisfied with the qualitiy of your product.
(間に合わせられたなら、別のプロジェクト用にも追加注文をくれると思います。彼らは御社に製品の品質にとても満足していますから。)

などとすると、「行動したらこんな利益が発生する」というインセンティブを得て、周りを動かしてでも納期の前倒しの達成をしようと努力してくれるでしょう。

【英文ビジネスメールの心構え その2】海外企業の担当者との信頼関係を築く

毎回、お願い事をしていてもそれが絵空事になっては相手の信用を得ることはできません。

相手の信用を得るためには、しっかりと約束を守りましょう。

上記の例文であれば、間に合ったことでこんなに顧客に喜ばれたという報告や追加注文が取れたなどの報告です。

こういったギブ&テイク、Win-Winの関係を築くことで、しだいにあなたの依頼は相手のToDoリストの上位に置かれるようになるでしょう。

そうすれば、コミュニケーションはよりスムーズになります。

英文ビジネスメールで至急返事をもらいたいとき

どうしても相手に早く返事をもらいたい場合、ありますよね。

そんな場合は、タイトルに「URGENT」をつけましょう。

先ほどの例で言えば、

“URGENT: Requests for expedited delivery schedule”
緊急】納期短縮のお願い)

などとすると、良いでしょう。

それでも英文メールに返事が来ない場合は、Skypeするか電話をかける

これは最終手段ですが、かなり有効です。

初めて海外にSkypeしたり、電話をかける場合は非常に緊張すると思います。

ぼくも最初はかなり緊張しました。

ただし、メールにある程度の内容を書いておいたなら、単純にちゃんとメールを読んだかを確認するだけで済みます。

Have you read the e-mail I sent you last week?
(先週に送ったメール読んでくれましたか?)

などと聞きます。読んでなければ、

Would you read it now?
(いま読んでもらえますか?)

と追加で聞いてみます。

ここまですれば、相手は読んでいないなどと言い逃れはできませんよねw

電話のかけ方に関しては、『初めてでも大丈夫!国際電話で海外の担当者と英語で連絡を取る方法!』の記事をご覧いただければ幸いです。

さいごに

かつて右も左もわからなかった自分に対するアドバイスのつもりでこの記事を書きました。

少しでも、みなさまのお役に立てたなら幸いです。

きっと、依頼やお願いを自由にできるようになったあとにこの記事を読み返されたなら、「そんなこと当たり前だよね。」と言われてしまうかもしれませんけどね。

さいごまでお付き合いいただき、ありがとうございました。

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